Une fiche de consentement papier ne coûte que quelques centimes à imprimer, mais il faut la faire remplir, la vérifier, la classer, la conserver plusieurs années et la retrouver le jour où un client revient pour une retouche ou pose une question. Ce comparateur traduit ce temps en euros, l'ajoute aux frais d'impression et d'archivage, puis met le total en face du coût d'une gestion numérique, abonnement compris. Vous obtenez le coût mensuel de chaque solution et le volume de fiches à partir duquel le numérique revient moins cher.
Pour chaque solution, le comparateur additionne deux postes : le temps passé, converti en euros avec la valeur horaire que vous indiquez, et les frais directs. Côté papier, le temps comprend le traitement de chaque fiche et les recherches de dossiers, les frais directs sont l'impression et l'archivage ramenés à la fiche. Côté numérique, le temps comprend le traitement de chaque fiche et une minute par recherche, les frais directs sont l'abonnement mensuel. L'écart entre les deux totaux est l'économie mensuelle, positive si le numérique coûte moins cher. Le seuil est le nombre de fiches par mois pour lequel les deux coûts sont égaux : au-dessus, le numérique gagne, en dessous, l'abonnement fixe pèse plus que le temps gagné.
Une fiche papier bien classée se retrouve en deux minutes ; une fiche mal rangée, ou signée il y a trois ans par un client qui revient pour une retouche, peut demander un quart d'heure et une fouille dans les cartons. C'est aussi le moment où l'on découvre qu'une fiche manque. Le comparateur isole ces recherches parce qu'elles ne dépendent pas du volume de fiches du mois mais de la qualité de votre archivage. Avec beaucoup de recherches et peu de fiches, le numérique peut se justifier même à petit volume.
Il ne chiffre ni la protection des données sensibles contenues dans les fiches, ni la valeur d'une fiche que l'on retrouve immédiatement le jour d'un contrôle ou d'une question d'un client, ni le confort d'une signature sur tablette pour le client. Ces éléments comptent dans une décision, mais ils n'ont pas de prix universel. Les minutes proposées par défaut sont des ordres de grandeur, pas des mesures : chronométrez vos propres gestes sur une semaine pour obtenir un résultat qui vous ressemble, et vérifiez le montant de l'abonnement sur la grille tarifaire de l'outil comparé.
Un studio qui fait trente fiches par mois et ne cherche jamais un dossier peut légitimement rester au papier. L'outil sert à le savoir avec vos chiffres, pas à vous convaincre.
InkonSent fait remplir le questionnaire et signer la fiche avant la séance, puis la conserve dans le dossier du client.
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